Во многих компаниях хранятся старые и ненужные документы. Это могут черновики, тексты и таблицы, содержащие ошибки, старые рабочие журналы и т.п. Хранятся они на полках, в столах и шкафах, коробках в коридорах, иногда в отдельных помещениях. Электронный документооборот ведется далеко не везде, поэтому промежуточной документации накапливается много. Утилизация бумаги налажена далеко не всегда.
Такая ситуация считается нарушением требований противопожарной безопасности. Во-первых, бумага сама по себе представляет угрозу, т.к. горит. Во-вторых, коробки с документами захламляют помещение, закрывать запасные выходы, загораживать проход.
Кроме того, некоторая документация содержит важную, секретную информацию. При проверке в них могут обнаружить какие-то сведения, способнее навредить вам, включая листы с ошибками, рабочие запаси. Также в отдельных документах присутствуют персональные данные, образцы подписей, печатей, информация, составляющая коммерческую тайну и т.п.
Выкидывать все и сразу тоже не выход – определен регламентированный срок хранения для ряда документов в архиве. (Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). За нарушение может последовать административная ответственность в виде штрафа или дисквалификации.
Взять и выбросить в мусорный бак документы тоже нельзя. Причины:
- нарушается природоохранное законодательство. Если образуется такой отход, за него необходимо отчитываться, платить экологический сбор или обеспечивать утилизацию;
- нарушается требование о конфиденциальности информации (коммерческая тайна, персональные данные, сведения о партнерах и т.п.).
- выкинуть не значит уничтожить. Если речь идет об архивной и иной документации, то проверяющие могут запросить акт утилизации.
Что делать?
Для начала систематизировать документооборот компании. Разделить бумаги по типу (охрана труда, кадры, бухгалтерия и т.п.). Черновики, буклеты и иные бумаги не содержащие информации связанной с коммерческой тайной и персональными данными, могут быть утилизированы обычным способом – передана на переработку. Сданная макулатура поможет очистить полки в кабинете (и совесть). А денежное вознаграждение станет приятным дополнением, цена макулатуры за 1 килограмм составляет примерно 6-9 рублей, Многие компании предлагают услугу вывоза бумажного вторсырья. Это еще больше облегчает процесс. Предварительно бумаги освобождаются от папок, скрепок и т.п. Кстати, эти канцелярские принадлежности можно использовать повторно.
Те бумаги, которые нельзя выбросить, должны утилизироваться. Компания «Уралмакулатура» предоставляет такую услугу. Документы в присутствии представителя вашей организации пропускаются через шредер и только потом отравляются на переработку. Оформляется акт утилизации (уничтожения).
В компании можно заказать вывоз на различное вторсырье, макулатуру (прием, цены и условия указаны на сайте).
Комментарии